Der digitale Lieferschein
Die Digitalisierung – auch in der Baustoffbranche – ist nicht mehr aufzuhalten, auch wenn sie – wie in vielen anderen Bereichen – aus den verschiedensten Gründen manchmal nur schleppend vorankommt. Dabei ist nur ein wenig Mut gefragt und auch der Wille, eingefahrene Gleise zu verlassen. Dazu zählt auch das Lieferschein-Management. Hier sind noch viel Papier und manuelle Arbeit an der Tagesordnung. „Es geht aber auch anders – wesentlich komfortabler, schneller und vor allem ökologischer“, weiß Beate Volkmann, Vorstandsmitglied der PRAXIS EDV-Betriebswirtschaft- und Software-Entwicklung AG, einem der Marktführer in der Digitalisierung der Baustoffbranche.
Alles beginnt normalerweise mit einer Kundenanfrage nach Baustoffen. Dazu zählen hier neben Massenrohstoffen wie Sand, Kies und Schotter auch daraus hergestellte Produkte wie Beton, Mörtel und Asphalt. Danach wird ein umfangreicher Prozess mit etlichen Beteiligten in Gang gesetzt mit dem Ziel, dass die gewünschte Lieferung genau zu dem Zeitpunkt an der Baustelle ankommt, wenn sie benötigt wird. Beteiligt an diesem Materialabruf sind der Rohstoffproduzent (Lagermenge), der Spediteur (Transport) und natürlich der Kunde (Baustelle) und die jeweiligen Verwaltungen. Dabei können auch Beton- und Asphaltwerke eingebunden sein.
Die Art und Weise der Abwicklung ist dabei sehr unterschiedlich. Telefonate, Papier-Lieferscheine mit mehreren Durchschlägen, das Eingeben der Daten per Hand in den Computer sind teilweise mit schon vorhandenen digitalen Lösungen gekoppelt. Persönlich übergebene ausgedruckte Lieferscheine beim Wäger/Mischmeister, Wartezeiten der Fahrzeuge an der Baustelle bis zum Abladen, Unterschriften des Bauleiters, Übergabe der Papiere in die Verwaltung und manuelle Abrechnung der Aufträge und Speditionen – so sieht der Alltag in vielen Unternehmen der Branche aus.
Ökologisch ist das gerade nicht. So ergeben beispielsweise 280 000 Lieferscheine aus Papier – welche für ein mittelständisches Unternehmen im Jahr durchaus üblich sind – übereinander gelegt einen Stapel so groß wie sechsstöckiges Haus. 50 000 l Wasser, 2,5 t Holz und etwa 10 000 kWh Elektroenergie werden dafür verbraucht. Rechnet man den Aufwand für die gesetzlich geforderte Archivierung des Papiers in einem Archiv dazu, ergeben sich Kosten von etwa 1,50 € pro Lieferschein – ohne die analogen Arbeitskosten im Unternehmen. Dazu kommt die Verwaltung eines Archivs für Papierlieferscheine zur gesetzlich geforderten Aufbewahrungspflicht.
„Das geht aber für alle Beteiligten an diesem Prozess auch komplett digital und somit wesentlich schneller, mit deutlich weniger Aufwand und vor allem ökologischer“, sieht Beate Volkmann hier viel Potential. So kann die Bestellung beispielsweise über eine Web-Plattform erfolgen und wird von der Disposition sofort automatisch an die Waagen weitergeleitet. Die Lieferfahrzeuge erhalten dann ihre Aufträge über ein Tablet mit einer PxPLogistik-App. Eine Fahrzeugabnahme vor Abfahrt, die Dokumentation und Zeiterfassung über die Fahrerkarte mit Auftragsauswertung, kein Aufenthalt im Werkseingangsbereich und eine schnelle Beladung (beispielsweise durch Radlader) sind so möglich.
Der elektronische Lieferschein geht dabei in das Fahrzeug zur Logistik-App und wird dort elektronisch unterschrieben. Wenn das Fahrzeug das Werk Richtung Baustelle verlässt, weiß der Bauleiter/Polier sofort über eine angedockte PxP-Bauleiter-App, wann sein Material eintrifft. Dann kann er ebenfalls „digital“ unterschreiben und den Verwaltungen des Spediteurs, des Baubetriebs (Kunde) und Produzenten steht der Lieferschein als Datensatz zur weiteren Verarbeitung über Fakturierung oder Eingangsrechnungsworkflow zeitnah zur Verfügung. Er ist dann bereits steuerrechtlich beim Lieferanten archiviert und steht allen Partnern zur Verfügung.
Die wichtigste Grundlage für diese durchgehende Digitalisierung bildet die ERP-Software-Lösung „WDV 2020 Team“. Sie wird durch verschiedene Bausteine ergänzt, welche die beteiligten Partner mit dieser zentralen Basis verbindet. Dazu zählen beispielsweise das Lieferscheinportal „Bau-ELSE“, eine KFZ-Nummern- oder RFID-Erkennung an der Waage, Tracking-Systeme, Online-Kartenmaterial, PxP-Apps für die Transportfahrer und die Bauleiter sowie weitere Apps, welche die Werksproduktionsauslastung steuern und mit einer Rohstoff-Bestellung nach Bedarf koppeln.
„Das klingt alles komplizierter, als es in Wirklichkeit ist.“ Bei der Einrichtung derartiger, meist kundenspezifischer Lösungen habe man jahrelange praktische Erfahrungen, beruhigt Beate Volkmann. So sei man auch durchaus in der Lage, schon vorhandene digitale Elemente entweder zu ersetzen oder bei Bedarf mit einzubinden. Es gehöre eben nur ein wenig Mut zum Neuen dazu. Denn der Nutzen überwiege bei weitem den Aufwand.
